Einkauf: von der Bestellanforderung bis zur Rechnungsprüfung

Einkaufspreise mit Staffeln, Wiederbeschaffungszeit und Lieferanten-Materialnummer je Material pflegen

Manuelle Bewertung (Qualität, Service) erfassen und löschen

Änderungen der Lieferantenpreise mit Datum und Benutzer – Preis und Rabatt vorher/nachher, Staffel, Gültigkeit, Bestelleinheit und Zuschläge – am Lieferantenpreis, beim Lieferanten und im Materialdetail

Lieferanten für den Einkauf sperren bzw. die Sperre aufheben (mit Grund): keine neuen Bestellungen, kein Bestellen von Entwürfen und keine Erhöhung bestellter Bestellungen; in der Bezugsquellenfindung nicht zulässig – Wareneingang, Rechnungen und Zahlung offener Bestellungen laufen weiter

Lieferanten für Zahlungen sperren bzw. die Sperre aufheben (mit Grund): seine Rechnungen fehlen im Zahlungsvorschlag, ein Zahlungslauf mit ihnen lässt sich nicht ausführen, keine Zahlung von Hand

IBAN, BIC und Kontoinhaber eines Lieferanten ändern bzw. entfernen – mit Vier-Augen-Prinzip (Customizing → Finanzen → Bank & Zahlungslauf) als Antrag, wirksam erst mit der Freigabe durch einen anderen Benutzer; den eigenen offenen Antrag zurückziehen

Beantragte Änderungen der Bankverbindung freigeben oder ablehnen – nie den eigenen Antrag; erst mit der Freigabe zahlt der Zahlungslauf an die neue IBAN

Ansprechpartner mit Partnerrolle (Customizing → Einkauf → Lieferantenstamm) anlegen, ändern und löschen – z. B. Bestelladresse (Bestellungen und Bestelländerungen gehen dorthin), Empfänger der Lieferantenmahnung, abweichender Rechnungssteller

Zertifikate eines Lieferanten (Zertifikatsart aus dem Customizing, Nummer, Aussteller, gültig von/bis) anlegen, ändern und löschen

Zu einem Zertifikat das Dokument als PDF hochladen, ersetzen und entfernen – nur PDF, geprüft nach dem Inhalt; ansehen bzw. herunterladen mit „Lieferanten ansehen“

Bestellanforderungen anderer Benutzer wie der Anleger bearbeiten – z. B. als Vertretung: Entwurf ändern, löschen und zur Freigabe vorlegen, vorgelegte bzw. freigegebene vor dem Umsetzen zurückziehen; freigeben darf der Vorlegende sie mit Vier-Augen-Prinzip nicht

Freigabestufen von Bestellanforderungen freigeben bzw. ablehnen, die dieses Recht verlangen (Customizing → Einkauf → Bestellanforderung & Freigabe → Freigabestufen), und Freigaben zurücknehmen, solange nichts bestellt ist

Freigegebene Bestellanforderungen ganz oder in Teilmengen in Bestellentwürfe umsetzen – Sammelumsetzung je Lieferant und Bestellart mit Bezug je Position; Storno der Bestellung bzw. Entfernen der Position im Entwurf gibt die Menge wieder frei

Freigegebene bzw. teilweise bestellte Bestellanforderung mit Grund erledigen – die offene Menge wird nicht mehr bestellt und zählt nicht mehr in der Disposition

Bestellanforderungen, deren kontierte Positionen das Budget eines Kontierungsobjekts über die Sperrgrenze ausschöpfen (Customizing → Controlling → Budget & Obligo → Budgetprüfung), im Entwurf bzw. zur Freigabe freigeben bzw. die Freigabe zurücknehmen – erst danach lässt sich die letzte Freigabestufe erteilen; die Freigabe gilt bis zu den freigegebenen Beträgen

Anfrage je Lieferant in seiner Sprache per E-Mail senden bzw. als versendet vermerken (z. B. PDF per Post) und Lieferanten mit Angebot, aber ohne Zuschlag eine Absage per E-Mail senden (zusätzlich „E-Mail senden“)

Angebot eines Lieferanten zur Anfrage erfassen bzw. ändern: Preis, Rabatt, Nebenkosten, Menge und Lieferzeit je Position, Währung, Angebotsnummer, Datum, Gültigkeit, Bemerkung oder „kein Angebot“

Positionen der Anfrage im Preisspiegel an Lieferanten vergeben – je Lieferant ein Bestellentwurf der gewählten Bestellart; optional Lieferantenpreise anlegen bzw. aktualisieren (mit „Lieferantenpreise bearbeiten“) und den übrigen Lieferanten absagen (mit „Anfragen versenden“ und „E-Mail senden“)

Anfrage ohne bzw. ohne vollständigen Zuschlag mit Grund abschließen – danach keine Angebote und kein Zuschlag mehr

Freigabestufen von Bestellentwürfen und Bestelländerungen freigeben bzw. ablehnen, die dieses Recht verlangen (Customizing → Einkauf → Bestellanforderung & Freigabe → Freigabestufen), und Freigaben zurücknehmen

Entwurf an den Lieferanten senden

AB-Nummer und bestätigten Liefertermin des Lieferanten erfassen

PDF der Auftragsbestätigung des Lieferanten hochladen, ersetzen oder löschen

Dokumente, die Lieferanten im Lieferantenportal zu einer Bestellung hochgeladen haben, an der Bestellung löschen – auch nachdem das Lieferantenportal geschlossen wurde; mit Rückfrage, Bearbeitungssperre der Bestellung und Eintrag im Änderungsprotokoll (Dokumentart und Dateiname); die Datei wird aus der Ablage entfernt, der Lieferant sieht sie im Portal nicht mehr. Ein daraus entstandener Entwurf der Eingangsrechnung behält seine eigene Kopie

Teilgelieferte Bestellung abschließen – die Restmenge wird nicht mehr erwartet

Gelieferte Ware einbuchen (inkl. Charge/Seriennummer)

Verbrauchspositionen, freie Positionen ohne Material und Dienstleistungen mit Kontierung (Kostenstelle bzw. offener Fertigungsauftrag, Kostenart) in Bestellungen erfassen und ändern – Wareneingang bzw. Leistungsbestätigung buchen ihre Istkosten im Controlling statt einer Lagerbewegung

Erbrachte Leistung zu Dienstleistungspositionen einer Bestellung bestätigen – bucht die Istkosten auf die Kontierung der Position; der 3-Way-Match prüft gegen die bestätigte Menge

Wareneingang bzw. Leistungsbestätigung einer Bestellung stornieren (in der Bestellung oder auf der Seite des Lagerbelegs): Gegenbuchung des Lagerbelegs zum ursprünglichen Wert auf denselben Plätzen und Chargen, Storno der Istkosten kontierter Positionen, erhaltene Menge und Status der Bestellung zurück, Rechnungen neu abgeglichen (Frist und Grund laut Customizing → Materialwirtschaft → Bestandsführung)

Lohnbearbeitung: Komponenten einer Bestellung aus dem eigenen Bestand an den Lieferanten beistellen (Sonderbestand „Beistellung beim Lieferanten“, Lagerbeleg und Lieferschein an den Lieferanten), nicht verbrauchte Komponenten zurücknehmen (Rücklieferung) und beides stornieren

Kopfrabatt in % und Zuschläge (Fracht, Verpackung … – Konditionsarten mit Einsatzbereich Einkauf) einer Bestellung anlegen, ändern oder entfernen; Zuschläge „in den Einstandspreis“ gehen anteilig in den Preis der Lagerpositionen ein. Den Rabatt je Position erfasst jeder, der die Bestellung bearbeiten darf

Bestellungen, deren kontierte Positionen das Budget eines Kontierungsobjekts über die Sperrgrenze ausschöpfen (Customizing → Controlling → Budget & Obligo → Budgetprüfung), freigeben bzw. die Freigabe eines Entwurfs zurücknehmen – erst danach lässt sich bestellen bzw. die Bestelländerung versenden; die Freigabe gilt bis zu den freigegebenen Beträgen

Menge, Preis, Rabatt und Liefertermin bestellter bzw. teilgelieferter Bestellungen ändern und Positionen ergänzen – nicht unter die erhaltene bzw. berechnete Menge; jede Änderung ist eine neue Version mit Versionshistorie, laut Einstellung ist über die Freigabestufen eine erneute Freigabe nötig; PDF und E-Mail „Bestelländerung“

Entwurf oder Bestellung stornieren

Mehrere Bestellentwürfe desselben Lieferanten zu einem neuen Entwurf zusammenfassen – die Positionen behalten Termin, Preis und ihre Bezüge, die bisherigen Entwürfe verweisen auf den neuen

Seite „Lieferantenmahnungen“: Mahnvorschlag für Bestellungen ohne Auftragsbestätigung bzw. mit überschrittenem Liefertermin (Mahnstufen Einkauf im Customizing) und versendete Mahnungen mit PDF

Mahnlauf: je Lieferant und Mahnart eine Lieferantenmahnung mit Nummer und PDF, per E-Mail an die Mahnadresse (zusätzlich „Belege per E-Mail senden“) bzw. nur festgehalten; Mahnhistorie je Bestellung

Übersicht erwarteter Wareneingänge (Lieferavise mit Termin, Spediteur, Sendungsnummer und Mengen), Lieferavise in der Bestellung und die von einer Terminverschiebung betroffenen Aufträge (mit deren Leserecht)

Lieferavis zu einer bestellten Bestellung erfassen, ändern (z. B. Terminverschiebung) und stornieren – der Wareneingang übernimmt Mengen, Charge und MHD als Vorschlag

Freigabestufen von Bestellanforderungen und Bestellungen freigeben bzw. ablehnen, die laut Customizing → Einkauf → Bestellanforderung & Freigabe → Freigabestufen „Freigaberecht 1“ verlangen (z. B. Abteilungsleitung)

Freigabestufen von Bestellanforderungen und Bestellungen freigeben bzw. ablehnen, die laut Customizing → Einkauf → Bestellanforderung & Freigabe → Freigabestufen „Freigaberecht 2“ verlangen (z. B. Einkaufsleitung)

Freigabestufen von Bestellanforderungen und Bestellungen freigeben bzw. ablehnen, die laut Customizing → Einkauf → Bestellanforderung & Freigabe → Freigabestufen „Freigaberecht 3“ verlangen (z. B. Geschäftsführung)

Rahmenvertrag mit Grund abschließen – danach keine Abrufe mehr, bestehende Bestellungen bleiben

Bestellpositionen mit Bezug auf eine Vertragsposition anlegen bzw. ändern (gleicher Lieferant und Material, Bestelldatum in der Laufzeit, Preis aus dem Vertrag); ein Abruf über das Ziel wird laut Customizing → Einkauf → Rahmenverträge & Lieferpläne gewarnt bzw. gesperrt

Einteilungen (Liefertermin, Menge) eines Lieferplans anlegen, ändern und löschen – gelieferte behalten Termin und Menge, neue nicht vor der letzten gelieferten

Lieferabruf mit den offenen Einteilungen (bis zur Vorschau laut Customizing → Einkauf → Rahmenverträge & Lieferpläne) erstellen, als PDF öffnen und – mit „E-Mail senden“ – an den Lieferanten senden

Gelieferte Ware gegen die Einteilungen einbuchen (Lagerplatz, Charge bzw. Seriennummern, Haltbarkeit) – Beleg je Wareneingang mit Lagerbeleg, Storno wie bei Bestellungen

Lieferplan mit Grund abschließen – offene Einteilungen werden nicht mehr erwartet

Mengenaufteilungen je Material und Zeitraum anlegen, ändern und löschen: Lieferanten mit Anteil in % und Startwert der zugeteilten Menge – die Bezugsquellenfindung verteilt die Bestellungen danach

In „Neue Bestellung“ und im KI-Formular „Bestellung“ je Material Lieferant und Preis laut Bezugsquellenfindung vorschlagen – mit Begründung (feste Bezugsquelle, Mengenaufteilung, Hauptlieferant, günstigster Lieferantenpreis); die Disposition nutzt die Findung unabhängig davon

Neue Lieferantenrechnung erfassen

Im Dialog „Eingangsrechnung erfassen“ einen angefangenen Stand samt Beleg als Entwurf speichern und später weiter erfassen oder verwerfen; die Entwürfe des Betriebs stehen über der Liste der Eingangsrechnungen

Eingangsrechnung mit Bestellbezug den Positionen der Bestellung zuordnen bzw. die Zuordnung ändern – Menge und Betrag je Position, Teilrechnungen, Rest ohne Position (z. B. Fracht); die Bestellung zeigt je Position, was berechnet und bezahlt ist, der 3-Way-Match prüft je Position

Bei einer Eingangsrechnung festlegen, ob der Rechnungsanteil ohne Position (z. B. Fracht über den Zuschlägen der Bestellung) bei der Freigabe auf die Lagerpositionen verteilt und damit wie die Abweichung zum Preis netto bewertet wird

Beleg (PDF oder E-Rechnung als XML) hochladen oder entfernen

Manuelle Freigabe und 3-Way-Match-Prüfung

Freigabe einer unbezahlten Rechnung zurückziehen

Freigegebene Rechnung als bezahlt markieren

In „Eingangsrechnung erfassen“ die Belegart Gutschrift (Beträge mindern die Verbindlichkeiten) bzw. Nachbelastung wählen, optional mit Bezug auf eine Rechnung des Lieferanten; Freigabe von Hand

Unbezahlte Eingangsrechnung mit einem Sperrgrund (Customizing → Einkauf → Rechnungsprüfung) sperren – sie lässt sich dann nicht bezahlen und fehlt im Zahlungsvorschlag

Sperrgrund einer Eingangsrechnung entfernen (automatische Sperren entfallen auch mit der Freigabe trotz Abweichung)

Zahlung einer Eingangsrechnung zurücknehmen

Seite Zahlungsläufe: Vorschläge und ausgeführte Läufe mit Positionen, Beträgen und Skonto

Zahlungsvorschlag erstellen (fällige, freigegebene Rechnungen mit Skonto, Gutschriften verrechnet, IBAN geprüft), Positionen wählen, Skonto je Position, Vorschlag löschen

Vorschlag ausführen: die Rechnungen gelten als bezahlt, die SEPA-Überweisungsdatei für die Bank entsteht (auch später herunterladen)

Ausgeführten Zahlungslauf stornieren (z. B. Datei von der Bank abgelehnt) – die Rechnungen sind wieder offen; nicht nach dem Export der Zahlungen bzw. mit zugeordnetem Bankumsatz

Lieferantenanbindung „Lieferantenportal“ je Lieferant wählen bzw. aufheben, Portalbenutzer einladen und erneut einladen, Name und Sprache ändern, sperren und entsperren, Zwei-Faktor-Anmeldung zurücksetzen – mit der Bearbeitungssperre des Lieferanten

Portalbenutzer melden sich im Lieferantenportal an und sehen die Bestellungen, Bestelländerungen und Lieferpläne ihres Lieferanten (Positionen, PDF, Stand der Bestätigung) – Funktion der Portalbenutzer, ohne Rollen; aus: das Portal ist für alle Lieferanten geschlossen

Portalbenutzer bestätigen Bestellungen je Position – Menge, Termin, Preis (laut Customizing), Position ablehnen mit Grund, AB-Nummer; Abweichungen übernimmt der Einkauf per Bestelländerung oder lehnt sie ab – Funktion der Portalbenutzer, ohne Rollen

Portalbenutzer kündigen Lieferungen zu offenen Bestellungen an – Termin, Mengen je Position, Charge und MHD, Spediteur, Sendungsnummer und Lieferschein, mit derselben Prüfung wie im Einkauf; eigene Lieferavise ändern bzw. stornieren, solange sie erwartet werden – Funktion der Portalbenutzer, ohne Rollen

Portalbenutzer laden Dokumente zu ihren Bestellungen hoch (Dokumentart laut Customizing, optional je Position) und sehen ihre Uploads; eine Rechnung wird höchstens zum Entwurf bei den Eingangsrechnungen, nie zur Rechnung – Funktion der Portalbenutzer, ohne Rollen

Bestellungen und Bestelländerungen an Lieferanten mit Anbindung EDI als EDI-Nachricht über den Dienstleister senden – mit Prüfung von GLN, Artikelnummer bzw. GTIN und EDI-Code der Einheit (Links zum Beheben) und, laut Customizing, „Diesmal per E-Mail senden“; Stand der Sendung an der Bestellung

Lieferantenanbindung „EDI“ je Lieferant wählen bzw. aufheben und die Partnervereinbarung im Lieferantenstamm: GLN des Lieferanten und eigene GLN, Nachrichtenarten, Testbetrieb, Syntax und Version, gelernte Zuordnungen anlegen, ändern und löschen – mit der Bearbeitungssperre des Lieferanten

Gelernte Zuordnungen eines Lieferanten (Artikelnummer, Einheit, GLN) als Excel-Vorlage mit den vorhandenen Zuordnungen herunterladen und befüllt wieder hochladen – ergänzen oder ersetzen, mit Vorschau (neu, geändert, unverändert, Fehler) und der Bearbeitungssperre des Lieferanten

Seite „Intrastat“: Wareneingänge von Lieferanten aus anderen EU-Mitgliedstaaten je Monat, verdichtet nach Warennummer, Partner- und Ursprungsland, Art des Geschäfts und Verkehrszweig mit Eigenmasse, besonderer Maßeinheit und Wert; Hinweise zu fehlenden Stammdaten, Meldeschwelle, Rücksendungen und die exportierten Meldungen

Die Meldung eines Monats als Datei (CSV) exportieren – der gemeldete Stand wird festgehalten; ändern spätere Buchungen den Monat (z. B. ein Storno), zeigt die Seite die nötige Korrektur

Seite „Einfuhrabgaben“ und Karte in der Bestellung: Zölle und weitere Einfuhrabgaben mit den Wareneingängen, auf die sie als Bezugsnebenkosten verteilt sind

Einfuhrabgaben laut Abgabenbescheid (Zoll, Antidumpingzoll, Verbrauchsteuern …) erfassen und auf die Lagerpositionen gewählter Wareneingänge verteilen (Verteilungsschlüssel laut Customizing) – bewertet wie Bezugsnebenkosten; die Einfuhrumsatzsteuer ist Vorsteuer der Eingangsrechnung und wird nicht verteilt

Gebuchte Einfuhrabgaben stornieren – die Bewertung wird je Material genau zurückgebucht